Certificado de defunción en España: dónde consultarlo y cómo solicitarlo

El certificado de defunción es el documento expedido por el Registro Civil que acredita oficialmente la muerte de una persona y recoge la fecha y el lugar en que se produjo. En España puede solicitarse directamente a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia o, cuando corresponda, en una oficina del Registro Civil.

La certificación del Registro Civil es gratuita. No es necesario pagar a una página o intermediario para obtenerla directamente de la Administración.

Dónde solicitar el certificado de defunción

La vía más directa es el trámite oficial de Certificado de Defunción de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia. Actualmente ofrece dos formas de solicitud por internet:

• con identificación electrónica mediante Cl@ve, certificado electrónico o DNI electrónico;
• sin identificación electrónica.

También puede solicitarse presencialmente en las oficinas del Registro Civil. El Ministerio de Justicia incluye entre los canales disponibles las Oficinas Generales, la Oficina Central, las Oficinas Consulares y las oficinas colaboradoras, según el supuesto.

Solicitarlo por internet con identificación electrónica

Cuando se utiliza Cl@ve, certificado electrónico o DNI electrónico, la Sede comprueba si la información necesaria está disponible telemáticamente.

Si el Registro Civil correspondiente está digitalizado o informatizado y el supuesto permite la expedición inmediata, el certificado puede obtenerse online en el momento. Esto no ocurre en todas las solicitudes.

Para certificados de una persona fallecida, el Ministerio indica que determinados familiares pueden obtener la certificación al momento cuando la inscripción está disponible electrónicamente. Entre los supuestos expresamente contemplados están hijos, cónyuges y parejas de hecho.

Cuando la expedición inmediata no sea posible, la aplicación indicará cómo continúa la tramitación. Puede enviar la solicitud para que sea revisada por un funcionario y, si se acepta, remitir posteriormente el certificado por correo postal.

Solicitarlo online sin Cl@ve ni certificado electrónico

También existe una solicitud electrónica que no exige identificación mediante Cl@ve.

En esta modalidad el certificado no se entrega inmediatamente por internet. La Sede del Ministerio de Justicia indica que se remitirá por correo ordinario al domicilio señalado en la solicitud.

Por tanto, si se necesita el documento para una gestión próxima y se dispone de identificación electrónica, conviene comprobar primero si es posible utilizar la modalidad identificada.

Cuándo puede ser necesario acudir al Registro Civil

La emisión inmediata depende, entre otras cuestiones, de que la inscripción pueda localizarse en una oficina digitalizada o informatizada.

Si la defunción consta en una oficina que no permite recuperar telemáticamente la información necesaria, la propia aplicación puede indicar que el certificado debe solicitarse presencialmente.

Antes de desplazarse, conviene comprobar qué oficina tiene la inscripción y si requiere cita previa.

Quién puede pedir el certificado de una persona fallecida

El Registro Civil permite el acceso a sus certificaciones conforme a las reglas de publicidad registral. Cuando la solicitud la presenta un tercero, debe identificarse e indicar su relación con la persona fallecida y la finalidad de la petición cuando el trámite lo solicite.

El Ministerio considera que determinadas relaciones familiares permiten presumir un interés legítimo, entre ellas:

• cónyuge;
• pareja de hecho;
• ascendientes;
• descendientes hasta segundo grado.

Otros terceros pueden tener que justificar el interés legítimo que fundamenta su solicitud. La oficina del Registro Civil es quien debe valorar la petición cuando sea necesaria esa comprobación.

Qué datos conviene tener preparados

El formulario oficial va solicitando los datos necesarios para localizar la inscripción y comprobar la legitimación del solicitante. Es útil disponer de datos correctos sobre la persona fallecida y sobre el lugar en el que quedó registrada la defunción.

No debe enviarse documentación personal a Portal Funerario. La solicitud se realiza directamente ante el Ministerio de Justicia o la oficina del Registro Civil que corresponda.

¿El certificado de defunción tiene algún coste?

No. El Ministerio de Justicia advierte expresamente de que las certificaciones del Registro Civil son gratuitas y no están sujetas al pago de tasas o derechos cuando se obtienen directamente a través de los canales oficiales.

Existen páginas privadas que ofrecen gestionar certificados a cambio de dinero, pero ese importe no constituye una tasa del Ministerio de Justicia.

Qué ocurre si la defunción fue en el extranjero

Cuando el fallecimiento se produjo fuera de España, la situación depende de dónde esté inscrita la defunción.

La Sede Electrónica contempla solicitudes relacionadas con inscripciones del Registro Civil Central y de registros civiles consulares. Durante el formulario puede pedir datos registrales específicos de estas oficinas.

Si el fallecimiento acaba de ocurrir en otro país y la familia está gestionando el traslado a España, la obtención e inscripción de documentos puede formar parte de un procedimiento más amplio. En ese caso puede consultarse también la guía sobre repatriar a una persona fallecida a España.

Qué hacer si el certificado no aparece online

Que el certificado no se genere inmediatamente no significa necesariamente que la defunción no esté inscrita.

Puede ocurrir que la oficina no esté informatizada para ese trámite, que la información disponible no permita localizar la inscripción automáticamente o que la solicitud necesite revisión.

En ese caso:

1. Revisa que los datos introducidos sean correctos.
2. Sigue las indicaciones que muestre la Sede Electrónica.
3. Si la aplicación indica que no puede tramitarse online, contacta con la oficina del Registro Civil correspondiente.
4. Si necesitas acreditar una relación o interés legítimo, prepara la documentación que te solicite el Registro Civil.

La Sede establece además una limitación para repetir determinadas solicitudes: cuando un certificado no puede emitirse al momento, no puede presentarse de nuevo una solicitud idéntica hasta que hayan transcurrido 15 días desde la anterior. Esta regla se refiere a la repetición de la solicitud, no a un plazo general de espera desde la fecha del fallecimiento.

Certificado de defunción y certificado médico de defunción no son lo mismo

Conviene distinguir ambos documentos. El certificado de defunción del que trata esta guía es una certificación expedida por el Registro Civil que acredita los datos inscritos sobre el fallecimiento.

El certificado médico de defunción es el documento médico utilizado en el proceso previo de declaración e inscripción de una muerte. Si una administración, aseguradora, banco u otra entidad pide un certificado de defunción para realizar un trámite, conviene confirmar qué documento concreto necesita antes de solicitarlo.